Home / Other / هل كثرة الاتصالات تقتل إنتاجية عملك؟

الآراء التي عبر عنها ريادي المساهمون هم ملكهم.

ينتمي معظمنا إلى فرق مكلفة بتحقيق أهداف مشتركة في العمل. جزء لا يتجزأ من نجاح الفريق هو الاتصالات المتكررة التي لا لبس فيها بين أعضاء الفريق. كانت هذه الاتصالات سهلة عندما يعمل الجميع من نفس المكان. اليوم مع ظهور بيئات العمل البعيدة والمختلطة ، أصبحت الأمور معقدة. لا يعمل الأشخاص من مواقع مادية مختلفة فحسب ، بل يعمل الكثير منهم من مناطق زمنية مختلفة.

لحسن الحظ ، ارتفعت التكنولوجيا إلى مستوى التحدي وتم إنشاء العديد من الأدوات الجديدة لحل مشكلة الاتصالات بين الفرق البعيدة. تطبيقات الدردشة ومؤتمرات الفيديو هي الأكثر استخدامًا. ولكن هل تسهل هذه التطبيقات حقًا اتصالات العمل الطبيعية التي لا لبس فيها ، أم أنها تسبب الإجهاد وفقدان الإنتاجية؟ دعونا نستكشف.

الدردشة ، القاتل المفترض للبريد الإلكتروني

قبل انتشار الدردشة كوسيلة للانتقال إلى اتصالات العمل الداخلية ، كان هناك بريد إلكتروني. البريد الإلكتروني مجاني وسهل الاستخدام ويمكن استخدامه من أي مكان في العالم. يتم إرسال واستلام أكثر من 300 مليار بريد إلكتروني كل عام ويستمر العدد في الارتفاع. يمكن للجميع استخدام تطبيق البريد الإلكتروني المفضل لديهم لأن رسائل البريد الإلكتروني قابلة للتبديل. يمكن قراءة البريد الإلكتروني المرسل من Gmail على سبيل المثال والرد عليه من Microsoft Outlook.

متعلق ب: 3 أخطاء في الاتصال تؤثر سلبًا على القيادات النسائية

هناك أنواع عديدة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. هناك رسائل بريد إلكتروني إعلامية توفر تحديثات حول السلع والخدمات المشتراة والشحن كل يوم. رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها عند شراء شيء ما على أمازون على سبيل المثال هي رسائل بريد إلكتروني إعلامية. هناك رسائل بريد إلكتروني للأعمال تبدأ أو تواصل أو تختتم مناقشات العمل. ثم هناك رسائل بريد إلكتروني داخلية بين أعضاء الفريق تناقش القضايا المتعلقة بالمشاريع التي يعملون عليها.

في عام 2014 ، كان لدى مؤسسي Slack البصيرة لتسريع اتصالات العمل الداخلية. لقد طوروا أداة لاستبدال رسائل البريد الإلكتروني الداخلية بالدردشة. على عكس رسائل البريد الإلكتروني البطيئة التي كان عليك انتظار استجابة شخص ما لها ، تكون الدردشة فورية. في معظم الحالات ، لا داعي لانتظار الرد. الدردشة بلا شك سرعت اتصالات العمل.

على الرغم من نجاح الدردشة ، لا يزال البريد الإلكتروني مستخدمًا على نطاق واسع لأنه لا يمكن استخدام الدردشة في جميع حالات اتصالات العمل. على سبيل المثال ، لا يزال الأشخاص يفضلون إرسال بريد إلكتروني لبعضهم البعض عند التواصل مع شخص خارج الشركة ، سواء كان عميلاً أو موردًا. يوفر البريد الإلكتروني مساحة للتفكير والرد وهو أمر بالغ الأهمية عند التعامل مع من هم خارج الدائرة الداخلية الموثوقة.

الإجهاد من الاتصالات المجزأة

من المتوقع اليوم أن يتم استخدام كل من الدردشة والبريد الإلكتروني في العمل حسب الظروف. لسوء الحظ ، أدى ذلك إلى اتصالات مجزأة يمكن أن تصبح سريعة وصعبة الإدارة. تخيل مندوب مبيعات يتلقى بريدًا إلكترونيًا من عميل يستفسر عن حالة مشروع جارٍ. يتحدث مندوب المبيعات مع المدير الفني حول حالة العمل ثم يقوم بتحديث العميل عبر البريد الإلكتروني. نظرًا لأن مندوب المبيعات يستخدم نظامي اتصال مختلفين لنفس الموضوع ، فإن المحادثات تصبح مجزأة. عليها الآن أن تتذكر البحث في كلا المكانين ، والدردشة ورسائل البريد الإلكتروني ، للحفاظ على الاستمرارية وعدم نسيان الأشياء. يتم القيام بذلك عدة مرات في اليوم ويمكن أن يصبح هذا مرهقًا للغاية. يصبح من الصعب العثور على المعلومات. يتم قضاء الكثير من الوقت في البحث عنه عبر العديد من الصوامع.

قوة السياق من المناقشات المتصلة

يجب أن تكون المناقشات عبر الإنترنت سلسة مثل المناقشات الشخصية. المناقشة هي ببساطة سلسلة محادثات متصلة حول نفس الموضوع. يجب ألا تؤدي الوسائط المستخدمة في المحادثات ، سواء كانت دردشة أو بريدًا إلكترونيًا أو مكالمات أو مستندات ، إلى إنشاء مجموعات منفصلة. يجب أن تكون قادرًا على ربط جميع المحادثات ذات الصلة بشكل طبيعي في مكان واحد.

متعلق ب: 10 أسئلة سحرية ستساعدك على التعرف على جمهورك المستهدف

بمجرد توصيل المحادثات ذات الصلة ، يصبح من السهل جدًا رؤية السياق. الآن بينما تقرأ سلسلة المحادثة ، يمكنك أن تفهم ما الذي يقودك إلى ماذا ، ومن قال متى ولماذا ، وما الذي قرره من. توفر هذه التفاصيل الخلفية اللازمة للعمل في الخطوة التالية بثقة.

أدوات للمناقشات المتصلة

لسوء الحظ ، لا توفر تطبيقات برامج الاتصال الراسخة إمكانية التشغيل البيني بين أنظمة الاتصال المختلفة. على سبيل المثال ، لا يمكن مشاركة المعلومات الواردة من رسائل البريد الإلكتروني بسهولة عبر الدردشة دون استخدام نسخ / لصق مرهق أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني. كل هذه الطرق تنشئ سلاسل محادثات منفصلة حول نفس الموضوع ، مما يجعل من الصعب تجميعها معًا لاحقًا دون الاعتماد على الذاكرة. هذا يسبب الإجهاد. لذا إلى جانب الاضطرار إلى البحث عن المعلومات عبر صوامع الاتصال ، تتحمل الآن أيضًا عبء ربط جميع النقاط في رأسك لرؤية الصورة الكبيرة.

متعلق ب: 3 سمات يجب أن تكون لها سمات قيادة عظيمة للأعمال

مع ظهور تطبيقات Cloud SaaS ، لا يوجد سبب للمعاناة من هذا الضغط وفقدان الإنتاجية. تتوفر الآن التطبيقات التي يمكنها نقل جميع الاتصالات إلى مكان واحد والاتصال تلقائيًا بالمحادثات ذات الصلة في المناقشات. هذا يقلل من الوقت الضائع في عمليات البحث ، ويظهر الصورة الكبيرة دون عمل إضافي أو ضغوط ، ويوفر الوضوح.


Source link

Content Sources: Google - Youtube - Tumblr

About admin

Check Also

3 قطاعات لا يمكن للمستثمرين تجاهلها في عام 2022

لا توجد أشياء مؤكدة في الاستثمار ، لكن هذه القطاعات الثلاثة لديها محفزات قوية لدعم …

3 خيارات للأسهم الصحية للعام الجديد

وفقًا لـ Merriam-Webster ، قد تكون قرارات العام الجديد موجودة منذ أواخر 17ذ قرن. تشير …

سيكون عام 2022 عامًا رائعًا (لكن الأمر متروك لك)

تمت ترجمة هذا المقال من موقعنا الطبعة الاسبانية باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي. قد توجد أخطاء …

Recent Comments

No comments to show.