Home / Other / 8 قواعد البريد الإلكتروني الهامة لتحقيق الكفاءة المثلى

الآراء التي عبر عنها صاحبة المشروع المساهمون هم ملكهم.

أنت تقرأ Entrepreneur United States ، وهو امتياز دولي لشركة Entrepreneur Media.

على الرغم من أن لديك العديد من الطرق الأخرى للتواصل (على سبيل المثال ، Zoom ، و Teams ، والمكالمات الهاتفية ، والرسائل النصية) ، لا يزال البريد الإلكتروني يهيمن على يوم العمل. سيسمح لك التحكم الكامل في صندوق الوارد الخاص بك بأن تكون أكثر كفاءة ويعزز الإنتاجية للمؤسسة بأكملها. هذه هي أفضل قواعد البريد الإلكتروني التي يجب اتباعها للحصول على نتائج فعالة.

متعلق ب: 6 نصائح لترويض بريدك الإلكتروني وتحقيق أقصى قدر من إدارة الوقت

1. اختر المستلمين بعناية

يؤدي استخدام CC إلى الكشف عن عناوين البريد الإلكتروني دون إذن ويشعر بأنه أقل خصوصية ، ويمكن أن يؤدي النقر على “الرد على الكل” إلى تشويش صناديق البريد الوارد برسائل لا يحتاج الأشخاص حقًا إلى رؤيتها. استخدم نسخة مخفية الوجهة لإعطاء انطباع بأن رسالتك حصرية ، واستخدم “الرد على الكل” فقط إذا كان يجب على جميع مستلمي البريد الإلكتروني الأصلي تلقي إجابتك.

يمكن أن يساعدك المخطط التنظيمي في تحديد من يجب أن يشارك بشكل مباشر في المحادثة. بشكل عام ، يجب أن يحصل المدراء التنفيذيون على سبب واضح لسبب تضمينهم في المناقشة ، وبمجرد أن يعلموا أنك تتخذ إجراءً بشأن مسألة ما ، يمكنك نقلهم إلى BCC حتى يسقطوا من سلسلة البريد الإلكتروني.

2. ابق نظيفًا وقصيرًا

يعد تضمين سلسلة الرسائل ممارسة جيدة لأنه يمنع الأشخاص من البحث عن بريدك الإلكتروني الأصلي. لكن من الناحية المثالية ، ضع موضوعًا واحدًا فقط في رسالتك الجديدة حتى لا يتخطى الأشخاص شيئًا مهمًا عن طريق الخطأ. إذا كان عليك تحديد نقاط متعددة ، فاستخدم الرموز النقطية ولخص كل شيء في الأسطر الخمسة الأولى أو أقل. افصل بين الرموز النقطية والفقرات بأسطر فارغة ، والتزم بما لا يزيد عن 15-20 كلمة لكل جملة ، وقم بتضمين المرفقات فقط إذا كانت منتجة وكان المستلم قد منحها الموافقة.

بالإضافة إلى جعل بريدك الإلكتروني أسهل للعيون ، فإن التنسيق البسيط ضروري لأن النظام الأساسي أو الجهاز الذي يستخدمه المستلم قد لا يفسر أشياء مثل ألوان أو خطوط معينة. إذا بقيت خاليًا من الرتوش ، فإن خطر فقدان نيتك منخفض. بمجرد حصولك على بريد إلكتروني نظيف وقصير ، قم دائمًا بالتدقيق. يستغرق الأمر دقيقة واحدة فقط ، ولكنه يمكن أن يوفر لك إحراجًا هائلاً ، ويقلل من الوقت المطلوب للتوضيح ، ويوقف الخلافات قبل أن تبدأ.

3. فكر في لهجتك

قد يكون من الصعب تفسير أي نوع من الاتصالات الكتابية بشكل صحيح ، حيث ليس لديك تعبيرات وجه أو إشارات من لغة الجسد لتلاحظها. عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا ، من المهم التفكير في كيفية ظهور عرضك التقديمي. اترك الرموز التعبيرية في البداية لأنها تعكس علاقة غير رسمية أكثر مما قد يكون مناسبًا. وبالمثل ، يمكن أن تكون الاختصارات محيرة وتجعل الناس يشعرون بأنهم مهملون ، خاصة بالنسبة للموظفين الجدد. فقط اكتب ما تعنيه.

4. اتقن سطر الموضوع

كلما كان سطر الموضوع أكثر تحديدًا وذا مغزى ، زاد احتمال أن يفتح المستلم رسالتك. كما أنه يساعد المستلمين في البحث عن الرسائل لاحقًا للرجوع إليها. يتم فتح خطوط البريد الإلكتروني المخصصة بشكل متكرر ، لذا من المفيد تضمين اسم المستلم أو استخدام “أنت / الخاص بك”. نظرًا لأن معظم الأنظمة الأساسية ستقتطع حقول الموضوع ، التزم بحوالي 40 حرفًا (حوالي سبع كلمات). استخدم ** RUSH ** فقط إذا كان ذلك صحيحًا – وإلا ، سيفقد وظيفته بمرور الوقت.

5. السيطرة على مشاعرك (ولكن لا تنتظر إلى الأبد)

انتظر ودع العواطف تبرد قبل أن تكتب بريدك الإلكتروني. هذا يمنعك من إرسال رسالة سوف تندم عليها لاحقًا. أيضًا ، إذا تعاملت مع الأمر بإيجابية ، فقد يساعد ذلك الآخرين على تحسين مشاعرهم السلبية. يمنع هذا الأشخاص من قراءة رسالتك الساخنة حول شيء ربما تم حله بالفعل في الوقت الذي يتلقون فيه بريدك الإلكتروني. بمجرد أن تشعر بالهدوء الكافي للكتابة ، تذكر المجاملات الأساسية مثل قول “شكرًا لك”.

ومع ذلك ، فإن القاعدة الذهبية للبريد الإلكتروني هي الرد في أسرع وقت ممكن. إذا لم تتمكن من الرد في غضون ساعة ، فحاول على الأقل الرد في نفس يوم العمل ، حتى إذا قال الرد أنك ستعاود الاتصال بهم لاحقًا.

6. شاهد ما تقدمه

هذه العلاقات للإشارة لا. 1 أعلاه – بغض النظر عن الأشخاص الذين ترسل إليهم البريد الإلكتروني ، اترك معلومات سرية أو خاصة للتفاعلات وجهًا لوجه. يمكن أن تكون هناك نوايا حسنة عند إرسال رسائل متسلسلة أو طلبات خيرية أو رسائل مماثلة ، ولكن لا يريد الجميع هذه الرسائل الإلكترونية. حتى لو فعلوا ذلك ، فإن الكثير من الأشخاص الذين يرسلونهم يخلقون فوضى عملاقة واحدة.

لمنع نفسك من تمرير شيء يمكن أن يخلق مشكلة قانونية أو نزاعًا داخليًا ، فقط اسأل نفسك عما إذا كان ما تعيد توجيهه سيكون مناسبًا على ترويسة شركتك. إذا لم يكن كذلك ، فمرر. إذا لم تكن متأكدًا في أي وقت مما إذا كان هناك شيء ما يمثل تصيدًا احتياليًا أو خدعة ، فأبلغ قسم تكنولوجيا المعلومات لديك واضغط على حذف.

7. أجب عن الأسئلة المتوقعة

الأساس المنطقي هنا بسيط: إذا أجبت مقدمًا عما تتوقع أن يسأله الناس ، فلن يغمروا صندوق الوارد الخاص بك بالرسائل بناءً على هذه الأسئلة. بالإضافة إلى ذلك ، من اللباقة وبناء الثقة لإظهار أنك تفكر في احتياجاتهم ووجهات نظرهم.

8. استخدم المرشحات

خيارات مثل تمييز الرسائل بنجمة أو دفعها في مجلدات مميزة تعني أن عميل البريد الإلكتروني الخاص بك ينظم رسائلك بشكل افتراضي. يمكنك ترتيب رسائلك بناءً على مستوى الأولوية أو الموضوع أو حتى المشروع. بغض النظر عن الفلاتر التي تستخدمها ، فإنها تسهل تنظيف ما تبقى من خلال إلغاء الاشتراك أو إرسال مجموعات من الرسائل إلى سلة المهملات.

متعلق ب: كيف تحافظ على مشاركة موظفيك وتأمينهم عندما يعملون من المنزل

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني وحشًا إذا لم تقم بترويضه. سيساعدك الالتزام بهذه الإرشادات. أثناء تنفيذ كل نقطة ، هناك قاعدة أخيرة يجب اتباعها وهي أن صندوق الوارد الخاص بك ليس قائمة مهامك أبدًا. تصفية الرسائل على أساس لك الأولويات الحقيقية بدلاً من السماح لهم بإملاء يومك. لا تدع صندوق الوارد الخاص بك يسحبك إلى الأعشاب الضارة.


Source link

Content Sources: Google - Youtube - Tumblr

About admin

Check Also

3 قطاعات لا يمكن للمستثمرين تجاهلها في عام 2022

لا توجد أشياء مؤكدة في الاستثمار ، لكن هذه القطاعات الثلاثة لديها محفزات قوية لدعم …

3 خيارات للأسهم الصحية للعام الجديد

وفقًا لـ Merriam-Webster ، قد تكون قرارات العام الجديد موجودة منذ أواخر 17ذ قرن. تشير …

سيكون عام 2022 عامًا رائعًا (لكن الأمر متروك لك)

تمت ترجمة هذا المقال من موقعنا الطبعة الاسبانية باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي. قد توجد أخطاء …

Recent Comments

No comments to show.